Le système d’information – Base de connaissance Openfactory

Site internet

Solution technique : WordPress (open source)

Hébergement : sur l’offre de location de site web proposée par Openscop à l’aide du financement de Saint-Étienne Métropole.

Maintenance technique effectuée par Openscop (Roland et David)

Comptes auteurs : Hubert (FabManager), Eddie (Community Manager de Zoomacom), Renaud (C.A.), Armelle (Openscop)

Le nom de domaine est fourni par Gandi et il est géré par Openscop.

Solution technique : Dolibarr (open source)

Hébergement : sur l’offre mutualisé d’Openscop à l’aide du financement de Saint-Étienne Métropole.

Maintenance technique effectuée par Openscop (David)

Comptes : Thibault (Président), Corentin (Trésorier), Hubert (FabNanager), Armelle et David (Secrétaire)

2 agendas existent et sont accessibles sur le site internet :

l’un pour communiquer avec des événements qui permettent de soigner la présentation
la gestion de cet agenda est directement intégré dans la gestion du site internet (voir les comptes utilisateurs à ce niveau là)
l’autre pour faciliter l’organisation à l’aide d’un Google Agenda
il ne repose pas sur une solution open source mais il est souhaité par les membres pour sa facilité d’intégration et offre une lecture rapide des horaires
la gestion de cet agenda est faite par Hubert et Armelle

== il s’agit là d’un point d’amélioration à entreprendre ==

3 solutions cohabitent :

un disque dur partagé directement par la FreeBox
> il permet d’échanger les fichiers de configuration des équipements par exemple
un Google Drive
> il permet la rédaction collective de document
> accessible en lecture pour tout le monde, en écriture par les membres du Conseil d’Administration
un dossier partagé qui contient tous les documents de communication, administratifs et juridiques de l’association. Il est accessible aux membres du bureau via 2 canaux :
- directement sur le disque dur des ordinateurs synchronisés avec Syncthing (open-source) pour Thibault, David, Armelle, Roland
- avec une interface web via Owncloud (en cours de mise en place)

Il existe 2 tableaux Trello afin de faciliter le suivi et la coordination des tâches courantes :

Actions du C.A. : ce tableau centralise tous les sujets qui occupe le C.A.
Réponse aux sollicitations : ce tableau reçoit automatiquement les soumissions faites sur le formulaire « sollicitation » du site internet.

Ces tableaux sont en accès restreint aux membres du Conseil d’Administration.

Les cartes de ces tableaux permettent :

de limiter considérablement les échanges par email grâce aux commentaires associés,
d’avoir une vision rapide des personnes en charge de chaque action,
de préciser des dates limites des prochaines actions à mener.